Digitalisering - även kallad digital transformation, även om den franska akademin gynnar ordet digital - av ett företag är en process som motsvarar digitalisering av en stor del, om inte nästan alla dess tjänster, interna och externa.
Konkret betyder det att man tar in mer digital teknik i företaget, både i dess materiella kapital och till förmån för dess humankapital. Målet med denna omvandling är på lång sikt att göra besparingar, att vinna i snabbhet och effektivitet. Digitalisering påverkar alltså organisationen, ledningen för avdelningar och team för att öka produktiviteten. Men varför inte alla företag?lägger de inte in det? Vilka är bromsarna och fördelarna med digitalisering för den senare?
Huvudlinjerna för den digitala omvandlingen av företag
Vad består digitalisering av ett företag av?
Den digitala behandlingen kan leda till att hans företag blir ett digitalt skifte i sin interna organisation. Det handlar om att skapa ett nytt sätt att överväga organisationen och strategin för en box, genom att mer ta hänsyn till det digitala och de verktyg som det erbjuder: Internet, applikationer, moln, smartphone, nätverk etc. Med tillkomsten av ny teknik har vi verkligen bevittnat framväxten av nya kommunikationssätt, men också av nya digitala verktyg. Dessa, som ofta redan används i ett företag (t.ex. ordbehandlingsprogram eller internmeddelanden) kan optimeras för att ersätta andra verktyg eller förbättra dem.För ett företag kan digitalisering göra det möjligt för anställda att befria sig från vissa tidskrävande uppgifter och därmed låta dem diversifiera sitt arbete och bättre organisera tidshantering. Till exempel i hanteringen av relationer med externa medarbetare gör det nya CMS det möjligt att bättre hantera sändning av nyhetsbrev, e-postmeddelanden och påminnelser, och detta automatiskt. De gör det också möjligt att bättre hantera animering av sociala nätverk, e-postkampanjer, matning av en webbplats etc.
Ett annat konkret exempel skulle vara användningen av en bot eller virtuell assistent för att chatta online med användare istället för en kundrådgivare. Detta skulle därför tilldelas arbete som kräver mänsklig expertis, såsom konfliktlösning vid kundtjänst. Att digitalisera en tjänst betyder dock inte nödvändigtvis att man tar bort alla mänskliga dimensioner från den: det kan till exempel innebära att man tar in en större andel digital, samtidigt som man behåller en roll för medarbetarteamen. Tvärtom är målet med en digitaliseringsstrategi för anställda att ta med nya lösningar till företaget. Denna process kan också avse försäljningsställen, som är dematerialiserade, såväl som digitaliseringen av till exempel leveranstjänsten.
Digitalisering är en stor process som kan involvera en eller flera avdelningar i ett företag - eller en institution, vilket är fallet för den franska offentliga tjänsten. Det är dock en global strategi som kräver att man tar hänsyn till företaget och de tjänster som utgör det som en helhet. Denna strategi kan utvecklas internt eller med hjälp av ett externt konsult- och konsultföretag. Digitaliseringen har också kraftigt förändrat förhållandet mellan anställda i samma företag. I synnerhet sociala nätverk tillåter ett företag att arbeta med sin varumärkesimage och skapa ett slags samhälle runt det. Internt markeras också samarbetsaspekten: utbytena är dematerialiserade och snabbare.
Vilka verktyg används för att digitalisera ett företag?
Internet är uppenbarligen ett av de viktigaste verktygen för en framgångsrik digital transformation. En effektiv kommunikationsstrategi idag kräver utan tvekan användning av sociala nätverk, för att skapa en varumärkesimage, skapa engagemang med en målgrupp och effektivt nå kunder. För handelsföretag är den fysiska försäljningsstrategin radikalt annorlunda än online: inköpsprocesserna är inte desamma, reklamkampanjerna är olika etc. Skapandet av ett dedikerat digitalt nav är nu nödvändigt för att skapa effektiva försäljningsmekanismer. På samma sätt är det ofta nödvändigt att behärska stora datavärktyg (datautnyttjande, analys etc.).Låt oss ta ett konkret exempel inom ett företag: digitalisering av redovisningsverktyg. Idag finns lösningar som gör det möjligt att dematerialisera och digitalisera utgåvan av offert och fakturor. På samma sätt kan hanteringen av en databas ske digitalt, eller till och med hjälpas av en AI när det gäller mycket stora företag. På samma sätt kan intern utbildning för anställda, som tidigare tillhandahållits av externa tjänsteleverantörer (offentliga och privata organ, föreningar, etc.) nu genomföras online, särskilt via utbildningsmoduler som MOOC. Detta videoutbildningssystem kan följas från arbete inom företaget själv, eller till och med hemma, på en smartphone eller dator. Så,minskar kostnader relaterade till resor, boende etc. Sammantaget är det ofta billigare att använda digitala tjänster som utbildning online.
Låt oss ta en annan sektor: ”social försäljning” eller kundkommunikations- och marknadsföringsverktyg. På denna nivå kan kundrelationsavdelningen för ett handlare eller serviceföretag också genomgå stora digitaliseringsomvandlingar, till exempel genom att anförtro problemlösning till bots och inte till kundrådgivare. Således är robotar integrerade i meddelanden ansvariga för att hantera kundförfrågningar, och anställda ingriper bara i händelse av blockering, olöst fråga etc. Detta gör det möjligt att öka responsen hos kundtjänster och därmed minska väntetiderna för användarna. Kundupplevelsen förändras därför i den mån det också är deras användning av digitala verktyg. I internetåldern minskar förseningarna,betygssystem är nu demokratiserade och kvaliteten på kundtjänsten återspeglar företagets digitala varumärkesimage.
Avkastningshanteringsverktyg, som gör det möjligt att hantera en hel sektor via en enda plattform, revolutionerar också vårt sätt att arbeta, både inom ledning och i kommunikation. Detsamma gäller för projektledningsprogramvara, som huvudsakligen används av små och medelstora företag, berättar en undersökning av Capterra.
Läget i sektorn i Frankrike: var är digitaliseringen?
Vilka företag påverkas?
Branscher, banker, revisionsföretag, konsultföretag … Alla affärssektorer påverkas av digitalisering. Enligt en rapport som publicerades av företaget Deloitte 2017 har dock catering-, turism- eller distributionssektorerna mer tagit den digitala vändningen. Vi lär oss också att små och medelstora företag - och i högsta grad mycket små företag - dock ligger efter stora företag. Således använder 36% av de stora strukturerna digitala verktyg internt, jämfört med 11% för små och medelstora företag. deras synlighet ökar också mindre på Internet, och optimeringen av webbinnehåll är inte alltid effektiv. Vi vet dock nu att digital transformation tenderar att främja företagstillväxt,särskilt genom onlineförsäljning. Enligt INSEE köpte mer än 85% av internetanvändarna 2017 online och andelen köpare som genomförde en onlinetransaktion ökade med 50% till exempel jämfört med 2016.
Vilka är hindren för digital transformation?
Den digitala omvandlingen av en struktur kräver mobilisering av tekniska och mänskliga resurser som inte alla företag nödvändigtvis har. Att välja att utrusta anställda med en smartphone eller surfplatta på sin arbetsstation kan till exempel representera en betydande investering för små och medelstora företag, trots fördelarna med dessa verktyg. På samma sätt kan köp av programvara och licenser också vara en ekonomisk broms för en ung struktur.För anställda kan det också vara svårt att genomföra en förändring av deras arbetsvanor (takt, utrustning osv.). Detta är en långsiktig transformation, ofta lättare att integrera för de yngre generationerna. Således är en av pelarna för digitalisering begreppet omedelbarhet: nya kommunikationsverktyg tenderar att avskaffa tids- och rymdgränser och göra information tillgänglig i realtid. Numera är det vanligt att hålla möten via mellanliggande skärmar runt om i världen, att utbyta data i molnet utan fysiskt stöd och att skicka e-post utanför den vanliga arbetstiden. Dessa omvälvningar, som leder till en förändrad beteende i den professionella världen.Att bekanta sig med de äldre generationerna med denna typ av innovativt verktyg kan ta tid eller till och med leda till missförstånd och motvilja. Ett fenomen med "digital klyfta", med profiler med ojämn kompetens inom det digitala området, kan då uppträda inom ett företag, vilket bland annat kan vara en broms på en effektiv digital omvandling.
Således måste ledningsgrupperna möta nya profiler, mer orienterade mot digitala. Rekrytering är inte samma som tidigare, och kompetensprofiler kräver ofta idag att ha flera hattar inom det digitala fältet. På kandidatsidan är konkurrensen allt hårdare när arbetsmarknaden har skärpt. Vi kan också ställas inför en intern kompetensgap (inget dedikerat team, brist på utbildning inom vissa områden etc.), i kombination med brist på tekniska resurser. För ett litet företag kanske digitalisering kanske inte verkar vara en prioritet, särskilt om den digitala kulturen inte är integrerad, och ännu mer om den långsiktiga effekten inte anses vara tillräckligt fördelaktig. Slutligen, beroende på sektor, kommerAtt höja kvaliteten på arbetet kommer inte nödvändigtvis att kännas på samma sätt och ledningsgruppernas deltagande kommer därför inte att vara detsamma.
Den digitala omvandlingen stör företagens och deras anställdas och kundernas beteende. Snabba, direkta och omedelbara utbyten i den digitala världen revolutionerar vårt sätt att använda telekommunikationsnät. Internt kommer digitaliseringen av ett företag därför att påverka både på kommunikationen mellan anställda och med målgruppen. En framgångsrik digital transformation kommer att återuppliva kundupplevelsen, men också medarbetarupplevelsen. Den är baserad på viktiga spakar som sociala nätverk, användning av digital utrustning (surfplattor, smartphone) eller dematerialisering av utbyten. Ett anslutet företag därinformation delas och digitala verktyg används för produktiviteten hos sina anställda anses då vara digitala. Denna process är emellertid inte öppen för alla strukturer, och som vi har sett ligger de mindre efter de större.
Onlineutbildning, en pelare för digital transformation
Utbildning är framträdande bland de medel som oftast används för att underlätta digitaliseringen av ett företag. Det garanterar de anställdas skicklighetsnivå samt kontinuerligt och regelbundet lärande av nya verktyg eller nya arbetssätt.I sin traditionella form innebär utbildning i allmänhet att mobilisera medarbetaren under en bestämd period (från några timmar till flera dagar eller till och med veckor), där yrkesutbildning vanligtvis ges ansikte mot ansikte. Programmen, som definierats i förväg, utförs i en exakt ordning och hastighet, vilket kan vara problematiskt i sessioner där flera anställda som inte har samma förutsättningar samlas och måste gå framåt i samma hastighet tillsammans.
För att övervinna dessa svårigheter använder fler och fler företag onlineutbildning för sina anställda. För sin del erbjuder fler och mer specialiserade plattformar erbjudanden som är särskilt avsedda för yrkesverksamma, till exempel med avseende på Udemy med dess For Business-erbjudande.
Onlinekursformatet tillåter anställda att följa utbildning på det medium som passar dem bäst (stationär, bärbar dator eller smartphone), i sin egen takt och från den plats de väljer, oavsett agera från deras kontor eller mötesrum. Det är därför ingen överraskning att detta format vinner anseende bland HR-avdelningarna,som vänder sig mer och mer till honom för att säkerställa en god kompetensnivå för företagets anställda.
